埼玉大学は文理融合型の教育を推し進めている国立総合大学です。2024年5月時点で500名以上の留学生が在籍しています。受入業務を担当している留学・国際交流課では、22年から交換留学生の受入業務でSpeedVisaをご利用いただいています。

留学交流担当係長の古矢さんに、SpeedVisaを導入した背景や、導入後の業務変化について伺いました。

短期間に学生70名分超のメールに対応。進捗状況の把握が課題

SpeedVisa導入前に抱えていた課題を教えてください。

Fさん：交換留学受入手続きは2段階あります。協定校から学生の推薦を受けて審査するノミネーションと、合格した学生のCoE申請手続きを行うアプリケーションです。特にアプリケーションが負担で、大きな労力を割かれていました。

以前は学生1人につき10種類程度の書類をメールで提出してもらっていました。締め切り間近になると約60名の学生とメールで書類の受領や対応をしなければなりません。いつだれがどんな書類を提出したのか、進捗状況の把握が困難でした。

また、以前はアプリケーションでの申請書類の提出を、学生本人ではなく各協定校のコーディネーターに依頼していました。他校では学生本人が行うことが多いため、コーディネーターからも苦情が出ていました。

管轄の入管支局では1回に20件しか申請書を受け取ってもらえないため、埼玉大学では入管オンラインシステムでの申請を行っています。入管の窓口に何度も行かなくて済むようになったのは助かるものの、入管システムに対応するデータを準備するのには手間がかかります。

結局、学生からの申請情報回収から確認、入管への申請までのすべてのプロセスで業務負荷が高い状態でした。

そうだったんですね。課題の改善のため、これまでどのような対策をご検討されましたか？

Fさん：学生毎にフォルダを作って資料を格納したり、やり取りのメモを残したりしましたが、直接的な負担の軽減にはなりませんでした。書類提出や差し替えの度にフォルダ内の資料も差し替えなければならず、どうしても漏れが出ます。学生とやり取りをする中で格納漏れが発覚すると、過去のメールを辿って最新のファイルを探さなければいけません。その作業に消耗していました。

SpeedVisaを選んだ決め手は何でしたか？

Fさん：システム上で書類を管理できる点が魅力でした。
また、基礎情報も同じシステム上で1本化できること、応募者である留学生にとっても利用しやすい点も決め手となりました。

ありがとうございます。SpeedVisaの導入はうまく進みましたか？

Fさん：導入自体はスムーズで問題も抵抗もありませんでした。導入に当たって、アプリケーションの入力をこれまで協定校の担当者にお願いしていたのを、留学生に直接お願いするフローに変更しましたが、海外の大学ではシステムの利用は普通のことですので、すんなり受け入れてもらえました。協定校の負担が減るので、却って歓迎されたくらいでした。

システム上で進捗を楽々把握。以前の作業にはもう戻れない

SpeedVisa導入後の変化について教えてください。当初感じていた負担や課題は、改善されましたか。

Fさん：まず、アプリケーションの手続きが簡単になり、提出状況もシステム上で一目でわかるので、進捗管理がしやすくなりました。何十通ものメールを追いかけたり、提出された書類を毎回格納したりする手間がゼロになりました。

記入内容・書類に誤りがあった場合も、システム上で応募者に連絡できるのも便利ですし、必要なデータややり取りの履歴が全て1つのシステムに集約されるため、情報共有に時間を取られなくなったことも大きいです。

SpeedVisaを使うようになって、アプリケーション全体にかかる時間は、以前の1/2に減った感覚があります。以前は1人のスタッフが1週間毎日始業から終業まで行い、一部3~4人で確認作業をしていました。今は1人で1週間、半日ずつ使えば余裕で終わります。

特にファイルの保存し忘れや、提出してもらった情報の見落としがなくなったのは本当にありがたいです。どの学生がいくつの書類を提出したのか、一覧ですぐわかりますし、正直、以前の作業にはもう戻れないなあって思いますね。

ありがとうございます。SpeedVisaで便利に感じた機能があれば、教えてください。

Fさん：まず、翻訳機能ですね。例えば預金残高証明書などで英語以外の言語の書類を提出する学生がいます。英語や日本語の翻訳をつけてくれる学生が多いのですが、イタリアやスペインなどEU加盟国では、EUの規則で英語の翻訳文を作成してもらえないらしいんです。なので翻訳がついて来ないことが多く、SpeedVisaの翻訳機能が頼りです。ワンクリックで内容を確認できるのには本当に助かっています。

ノミネーション機能は前期初めて利用しましたが、良かったです。アプリケーションもそうなんですが、とにかくメールでのやり取りが負担なんですよね。毎日協定校に加えて在校生やこれから来る学生さんからもメールを受け取っていたので、とにかく把握が大変でした。

前期は30~40校からノミネーションがあったのですが、一画面で管理できたので作業が随分楽になりました。ノミネーションを受ける数が増えるほどSpeedVisaを利用するメリットがあると思います。

SpeedVisaのアプリケーション機能は、かなりの完成度に達している

今後、SpeedVisaでどのようなことができたら良いと思いますか？

Fさん：SpeedVisaのアプリケーション機能は、もうかなりの完成度に達しているという印象です。 なので、これ以上の要望はあまりないですね。ただ、メッセンジャーのルーム立ち上げをしなくてもメッセージが送れるようになると助かります。

あとは申請書情報のCSVダウンロード機能ですね。オンライン申請用のファイル作成に利用しているのですが、ファイルが項目ごとに分かれているため、1つのファイルにしていく作業が少し大変です。入管提出用のファイルがあると、もう完璧だと思います。

承知しました！最後に、今後日本全体でも留学生受入数の増加が見込まれる中、御校の留学生受入部門ではどのような取組みをお考えでしょうか？

Fさん：大学の目標として、現在は国際共修機会を拡充するためオンデマンド授業の充実に取り組んでいます。また、留学生のネットワークを通じて、次世代の留学生獲得のため、国内外における留学生のキャリアパスについて情報発信していく予定です。その一環として留学生と在学生とのオンライン同窓会を計画しています。

そういったネットワーク形成の入口として、受入手続きにも引き続き注力していきます。

素敵なお話をありがとうございました！御校の留学生受け入れをこれまで以上にサポートできるよう、私達も全力で良いサービスを作っていきます。