業務効率化が課題、コンセプトが好印象

SpeedVisaの導入に至った理由を教えてください。

青木さん：元々、申請業務効率化というSpeedVisaのコンセプトは好印象でした。申請業務に割ける人員が限られているなか、業務の効率を上げたいと考えて導入しました。

直感で仕組みを理解、仲介会社にはマニュアルを共有

どのように導入プロセスを進めましたか？

青木さん：私自身はヘルプページを見ず、実際に画面からデータを入力してみて仕組みを理解しました。直感的に使えて、とても良いと感じました。他のシステムに触ったことがないので、特に違和感は感じませんでした。また、こういったツールの使用に対応できそうな仲介会社を選んで、業務をお願いをしました。メールのやり取りもうまく進まない仲介会社では、SpeedVisaは使えないだろうと思いました。仲介会社さんには、事前にマニュアルを送って見てもらいました。期待通り、しっかりマニュアルを読みこなした上で使ってくれたので、順調に進みました。

それは良かったです！

申請日直前のバタバタが減った

SpeedVisaを使用してみていかがでしたか？

青木さん：特に申請書の作成で、楽になったと感じました。データを直接SpeedVisaに入力してもらったため、Excelでできた願書から転記したり、誤字脱字を確認する作業がなくなりました。申請直前に業務が集中してバタバタすることも、減ったと感じます。これまで、仲介会社は書類がある程度揃わないと送ってくれませんでした。毎回「1枚でも書類ができたら、すぐに送って欲しい」と伝えるのですが、結局直前にまとめて書類が送られてくるんですよね。それでいて、必ず不備が出てくるので、申請直前はどうしてもバタバタしてしまっていたんです。SpeedVisaを導入したところ、仲介会社が少しでもデータを送ってくれたり更新してくれたりするようになり、結果、前もって作業を進められるようになり、準備がスムーズに進むようになりました。

二口さん：SpeedVisaで作業すると、どこに何があるか分かり易いし見やすいです。作業が楽に感じますね。

お役に立てたようで嬉しいです。特に便利に感じた機能について、教えてください。

青木さん：書類の自動翻訳機能が便利でした。読めない外国語での書類でも、どういう内容なのかを、ワンクリックで確認できるのは大きいです。作業を早く進めることができましたね。

現在はどのようなことに課題を感じていますか？

青木さん：職員の中には、紙の方がチェックしやすいという声もあるのですが、そこは意識の問題だと考えています。

二口さん：コメント機能を強化して欲しいですね。今はまだSNSやメールでのやり取りがメインですが、SpeedVisa内で、どの書類のどのデータについてのコメントやリクエストなのかがわかるようにやり取りできると、連絡がとても楽になると思います。

承知しました。現在メッセンジャーはじめ、連絡機能強化のための開発を進めています。期待してください！

二口さん：楽しみですね。

「楽な」申請業務をできる体制づくりへ

今後、どのようなことに取り組みたいとお考えですか？

青木さん：マンパワーが限られた中でも、楽に申請業務を進められるようにしたいですね。

職員の皆様が楽に申請業務を行うための基盤づくりに引き続きSpeedVisaが貢献できるよう、改善を進めてまいります。今日は貴重なお話をありがとうございました！