新世界語学院は、留学生に人気の大久保・新宿エリアにある日本語学校です。

校長・教務主任の神 恵介さんに、SpeedVisa導入の背景や導入によって校内に生まれた変化についてお話を伺いました。

几帳面な日本人でないとできない業務をなくしたかった

SpeedVisa導入前の状況を教えてください。

神さん：私が着任してから、Excelを使ってできる限りの効率化を進めてはいました。

ただ、認定申請のデータを入力するファイルはエージェントから入力してもらう雛形と、申請書そのもので2つに分かれていて、エージェントから受け取った雛形から学校用ファイルにデータをコピペするひと手間があります。片方を修正したらもう片方も修正しなければいけないわけですが、ファイル数が増えると、その更新作業をしっかり管理できなくなってくる、という問題がありました。コロナ禍は申請数が少なかったので、そのままでも大丈夫だったのですが、コロナが明けて申請数が増えて来た時に頭が爆発しそうになってきまして。

また、ファイルの保存場所も、担当者によっては共有フォルダではなくローカルフォルダに保存してしまっていて、過去データを探せないということがよく起きていました。

申請業務は募集業務の一環として行います。世界各国からの留学生を受け入れていくため、スタッフは複数おり、国籍も様々です。几帳面な人にしかできない仕組みではなく、誰でもミスなく業務ができるシンプルな仕組みにする必要がありましたが、どうしたら良いか困っていました。

SpeedVisaを導入した理由は何でしたか？

神さん：画面を見せてもらった時に、すごく便利だと感じました。また技術がある人が作っていて、しっかりしたサービスだという信頼感・安心感を感じました。画面のデザインも良いですよね。説明に来てくれた浅井さん（編集注：クスノキCEO）と春日さん（編集注：クスノキCTO）のキャラも良くて。

学校向けの管理システムはいくつかありますが、痒いところに手が届かない・本当に必要な機能がなかったり、あっても高額なオプションで300万とかだったり。あと担当者がムカつく感じだと導入したくなくなりますよね（笑）。SpeedVisaはそういうことが全くなく、スムーズな導入決定に結びつきました。

SpeedVisaの導入は順調に進みましたか？

神さん：私自身はモンゴル・ミャンマー・インド・インドネシア・バングラディシュ・スリランカ等を担当していますが、「SpeedVisaで申請することになったから、入力してね」と伝えてOKと言ってくれるエージェントさんにしか仲介を依頼していません。なので全ての申請書をSpeedVisaで一括管理できていて、本当に効率化できたことを実感しています。前回の申請は申請数も国やエージェントの数もかなり多かったのですが、SpeedVisaがなかったら申請が間に合わなかったなと思います。そのくらい効果を感じていますね。エージェントに情報を入力してもらって、そのまま申請書も履歴書もできるのが、手間がかからなくて本当に助かります。

履歴書もSpeedVisaから出力されるものをそのまま使っています。以前は学校のフォームを使っていましたが、一切やめました。学校の負担は減りましたが、高いCoE交付率を実現できています。エージェントに負担をかけているわけでもないし、とても良い仕組みです。

ただ、国やエージェント担当者のITへの対応力によって、若干バラツキがあるのも確かです。国によってはネット環境が不安定だったりPC環境が良くないところもあるので、やむを得ないところもあります。ウチの学校で言えば、ネパールとベトナムはエージェントによって使えていたり使えていなかったりというのは正直あります。また、エージェントと日本語学校の力関係によって、強く言えないケースもあります。ただ、ある程度は仕方ないですよね。最初から100%である必要はないと思っています。まずできるところから進めて行っています。

学生がスマートフォン1つで学校を選んで日本留学できるベースを作りたい

業務の効率化に注力していらっしゃるのはどうしてですか？

神さん：業務の効率化ができて時間が空けば、広報や他の会社がやっていない営業ができると思っています。

現在の日本語学校の学生募集方法は、20年前からあまり進化していません。技術が進化し、世界中の生活様式が変わっている中で、募集方法が相変わらずエージェント経由なのは変だなって思うんです。

留学サービスを購入するのは学生です。学生にとってより良い留学サービスを提供したいんですよね。間に人が入るほどコストが上がって、学生の負担になりますよね。エージェントを使わないルートがあれば、学生の金銭的な負担も減り、留学しやすくなります。

新しいことを行うには、時間もお金も必要です。ですから手をかける必要のない業務は削減し、新たな取り組みにリソースを割きたいんです。

学生がスマートフォン1つで学校を選び、申請ができるような環境を整えたいんです。留学の申請に至るまでのプロセスも申請そのものも大変で、エージェントがいないと実現が難しい現状がありますが、エージェントにアクセスしなくても留学できる方法を提供したいです。良いエージェントはもちろんいますが、そうじゃない場合もあります。エージェントが少ない国や地域もあります。留学を望む人が国境や地域の事情に左右されず、留学を実現できる方法を提供する必要があると思います。もちろんエージェントのサポートが必要な人は従来のルートを使えば良いと思いますが、ガッツがある人は個人申請もできますよ、サポートしますよと言えるようにしたいです。そういった人に届くような広報や営業をしていきたい。ですから、新しい取り組みをするためのリソースを作るためにも、またスマートフォン1つで留学が実現する仕組みを作るためにもSpeedVisaを活用したいと思っているんです。

今後、SpeedVisaでどのようなことができたら良いと思いますか？

神さん：初めて使う人向けのチュートリアルやガイドがあると、楽かなあって思います。システム慣れしていない人も使えて、社内でSpeedVisaを使いこなせる人がそうでない人を教える負担が減ります。

今のSpeedVisaはログインすると荒野に放たれた不安感がありますよね。「何をしたらいいの？」と戸惑い、手探りで使い始める感じになります。

あとは、CoEの交付後から入学までのプロセスがとても面倒だと感じているので、そこも効率化してもらえると助かるなと思います。

長い目で見た「良き隣人」を育てる入り口を作りたい

今後御校が目指す方向性を教えてください。

神さん：これから定員を増員し、学校の規模を大きくしていく予定なのですが、その際現在受け入れている進学希望の学生に加えて、就労希望の学生を広く獲得したいと考えています。

また、一般の進学希望の留学生はエージェントの有無に関わらず色んなところにいます。彼らが個人申請する場合の受け皿になりたいと思っています。

日本語学校は色々で、学生が全員進学目的の中国人という学校もあります。その方が効率的だと思いますが、自分はもっと多様でカオスな状態の方が楽しいと思います。

日本に定着してくれる、長い目で見て日本社会の一員になってくれる人を国籍に関係なく呼びたいですね。だから就労にモチベーションのある人に対して何かしたいんです。これからも、よき隣人を育てられる入り口としての学校を作っていきたいですね。

素敵なお話をありがとうございました！新世界日本語学院が目指す学校の実現に向けて、SpeedVisaとしてもしっかりサポートできるよう改善を進めて行きます。今後ともよろしくお願いいたします。