職員退職の危機を、業務効率化の好機に

SpeedVisa導入前の状況を教えてください。

対木さん：当時は職員が1人で、主にEmailと紙を使って申請業務全てを担当していました。そのため業務自体をそのスタッフだけに頼ることが多く、リアルタイムでの情報共有が難しく、申請状況がどのような状況なのかを随時把握することが難しいという問題がありました。そして、そもそもの業務改善に取り組むことができていませんでした。

SpeedVisaのことは、どうやって知ったのでしょうか？

対木さん：最初は、ホツマインターナショナルスクール代表の白木さんからSpeedVisaのことを伺いました。それ以降、白木さんとお会いするごとに、こちらからSpeedVisaのお話を伺っていました。その過程の中で、自社でもSpeedVisaを活用できるのではと考え始めていました。何よりすでにホツマさんでSpeedVisaを導入されれいたので、比較的好印象の状態で、導入を検討し始めました。

そのようなタイミングで、申請業務を担当してくれていた職員が退職することになり、一旦私が業務を引き受けることになりました。 当時はとても大変だったのですが、逆にこれは業務を効率化する良いタイミングだと考えを切り替えて、 検討を重ねた結果、このタイミングで正式にSpeedVisaを導入することにしました。

SpeedVisaの導入は順調に進みましたか？

対木さん：私自身が実際の業務の細かなところまでは把握していなかったので、最初はとても大変でした。ところがこのタイミングで導入したSpeedVisaのおかげで、細部に渡るまでの申請業務の内容を早めに理解することができ、同時にクスノキのスタッフさんにサポートしていただいたおかげで、無事に入管への書類提出まで行うことができました。これはSpeedVisaがあったからこそだと実感しています。

具体的なサポートですが、当時はクスノキのスタッフさんに、実際に当校で保管している紙の書類なども見ていただいて、当校の業務フローを理解していただくことから始まりました。その作業をもとに「今後はSpeedVisaを使ってこのように情報を集めましょう」「このように入力してもらいましょう」というような提案していただき、こちらからの細かな質問にも対応していただきながら作業を進めました。

実は最初にSpeedVisaを導入して申請業務を進めた段階では、代理店などへの連絡が追いつかず、申請受付業務の一部は紙やEmailなど従来のツールを使っていました。 ただ、結果としてSpeedVisaの効率がすごく良かったので、全てSpeedVisaを使って申請業務をしようということになりました。

周知や使い方の工夫で効率化を促進

SpeedVisa利用開始時に、すぐ対応してくれるエージェントさんと、そうでないエージェントさんがいて対応に苦慮する、という話を聞きます。御校ではどのように対応されていますか？

対木さん：最初の段階ではっきり伝えています。今は募集要項もSpeedVisaに対応したものに一新し、要綱の中でも「SpeedVisaというクラウドシステムを導入しているので、それに則って手続きをしてください。」と明記しています。

確かに最初の頃は、SpeedVisaに慣れていないエージェントさんから問い合わせを受けましたが、その都度職員がしっかりと対応してくれていました。 そのおかげで、少しずつエージェントさん側も理解してくれるようになりました。一度使い、慣れてくれれば、次回以降のやり取りはとてもスムーズになりますし、関係性も深まっていきます。

使用法の面ではいかがでしょうか？

対木さん：そうですね、学生さんの事前調査を経て問題がなければすぐSpeedVisaに招待して、入力をはじめてもらうようにしています。

以前は、申請に必要な情報を入学願書の形で受け取っていましたが、抜け漏れも多く、再度手入力で申請書に転記する必要があり、とても大変でした。今はSpeedVisaに1度入力してもらえば、そのまま申請書や履歴書等に反映されますし、抜け漏れも減って大変助かっています。

エージェントさんにしても、同じ情報を何度も入力しなくて済みますし、作業の効率化に繋がっていると思います。

それは良かったです！個人申請に関してはいかがですか？

対木さん：はい、私たちの学校は個人申請も一定の割合で受けています。SpeedVisaを使うことによって、個人申請の方たちの作業の効率化につながっていると感じています。

具体的には、代理店さんも含めて個人の方の申請も、最初はSpeedVisa上の証明書類などの設定はせずに「本人情報」だけを入力してもらいます。その上で、こちらで入力内容を確認して、必要な書類フォルダを設定して、期日を設けて作業依頼をしています。

そうするとによって、お互いいつまでに何をしなければならないかが明確になるので、申請作業がスムーズに進みます。特に個人申請の場合、申請作業への理解度やスピード感、そしてSpeedVisaに上がってくるデータの質が毎回違います。

SpeedVisaを工夫して使うことで、やり取りの回数も大幅に減りましたし、作業の効率化がされたと感じています。 また、職員が積極的にSpeedVisaのメッセンジャー機能を使うようにしていて、個人経由、代理店経由問わず、お互いのやり取りも本当に楽になったと感じています。

申請業務初心者でも高い成果を出せるように

SpeedVisaを工夫して利用してくださり、効果を実感して下さっているようですね！

対木さん：はい。これまで申請業務未経験だった職員たちが今業務を担当してくれています。最初は苦労しましたが、それでもSpeedVisaを使うことにより、業務フローが明確になり、今では未経験だった職員たちが申請業務自体を理解し、SpeedVisaを使って申請業務を進めてくれています。

特に申請業務を担当していた職員が辞めた際、経験のない職員で業務を進めたにもかかわらず、申請件数全て無事にCOEが交付された時は、大きな効果を感じました。

それは良かったです！ SpeedVisaで特に気に入っている機能があれば教えてください。

対木さん：たくさんあるのですが、例えば書類フォルダの機能ですね。フォルダの中のファイルが最新だとすぐわかりますし、プレビューで中を見られるので、内容の確認もその場でできて便利です。Emailの添付ファイルのように、どれが最新なのか、ひとつひとつ開けたり印刷したりする必要がありませんし、ファイルに名前をつけて共有フォルダに格納したりするような手間もなくなりました。

それから、画面にさえ入れば進捗状況が一目瞭然なこと。今何件応募が来ているとか、どこかの国からの応募が多いとか、すぐにわかるのは管理者として本当に助かります。

受入れ業務の基盤を固め、活気ある学校づくりへ

今後御校が目指す方向性についてお聞かせいただけますか。

対木さん：進学の強みと北海道という地の利を活かして、さらに成長していきたいと考えています。 進学校として実績を出して行くためにも、教育の質を上げ、しっかりと進学実績を作ることが大切です。それを実現するには、先生の質を上げていく必要もありますし、お互いに良い影響を与え合えるような意欲のある学生さんに来ていただきたいと思っています。

当校はアジアからの留学生が多いのですが、進学という目的を軸に、将来の目的をしっかりと持った学生に対して質の良い授業を提供できるようにしていきたいと考えています。

最近ではアジアを含め他の地域の国々からの問い合わせも増えてきています。このような問い合わせに対して、積極的に関係づくりを進めていきたいと考えています。そして関係を作った後の申請業務のベースがSpeedVIsaで固まってきましたので、学校としては更に前進できると感じています。 やはり学校のエネルギーの源は、来ていただく学生さんだと感じています。特にコロナ禍で学生数が大幅に減った時と、今戻りつつある学生数を比較して、強く感じています。そしてその学生さんが意欲的ですと、職員も刺激を受け、結果的に良い循環が生まれていると思っています。

ますます活気のある学校になっていきそうで楽しみですね。私たちもお手伝いできるよう改善を進めて参ります。今日はありがとうございました！